En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que regulan la protección de datos personales en Colombia, BRANDESTBOT S.A.S. adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.
Responsable del tratamiento
Ámbito de aplicación
Esta política aplica a todos los datos personales recolectados, almacenados, usados, circulados o suprimidos por BRANDESTBOT. La empresa actúa en dos roles:
Respecto a los datos de clientes empresariales, prospectos, empleados, proveedores y visitantes del sitio web.
Respecto a los datos de consumidores finales que interactúan con los bots. En este caso, el Responsable es el cliente empresarial.
Principios aplicables al tratamiento
- Legalidad: el tratamiento se sujeta a la ley
- Finalidad: se realiza para fines legítimos, informados al titular
- Libertad: previa autorización del titular
- Veracidad: los datos son verídicos, completos y actualizados
- Transparencia: el titular puede conocer en cualquier momento los datos que se tratan
- Acceso restringido: solo personal autorizado accede a los datos
- Seguridad: medidas técnicas para evitar pérdida o acceso no autorizado
- Confidencialidad: todas las personas involucradas se obligan al secreto
Datos que se recolectan
De clientes empresariales y prospectos:
- Nombre, razón social, NIT/cédula, dirección, teléfono, correo electrónico
- Información comercial (sector, tamaño, requerimientos del bot)
- Información de pago (sin almacenar datos completos de tarjetas; se usan pasarelas certificadas)
De consumidores finales (a través de los bots):
- Número de teléfono de WhatsApp
- Nombre que el usuario provee
- Contenido de las conversaciones con el bot
- Datos adicionales que el usuario provea (dirección, preferencias, fechas, pedidos)
- Metadatos técnicos (timestamps, identificadores de mensaje)
No se recolectan datos sensibles (salud, orientación sexual, opinión política, datos biométricos, datos de menores sin autorización parental expresa) salvo necesidad estricta del servicio y con autorización previa, expresa e informada.
Finalidades del tratamiento
- Ejecución del contrato de servicio
- Facturación y cobranza
- Comunicaciones comerciales (con autorización)
- Cumplimiento de obligaciones legales
- Operación del bot conforme al cliente empresarial
- Historial de conversación para mejora del servicio
- Reportes estadísticos (anonimizados cuando sea posible)
Derechos de los titulares
Conforme a la Ley 1581, los titulares tienen derecho a:
Procedimiento para ejercer derechos
Enviar solicitud a: datos@brandestbot.com
Asunto: "Ejercicio de derechos – [tipo de solicitud]"
La solicitud debe incluir nombre completo, documento de identidad, descripción de la solicitud, dirección para notificaciones y documentos de soporte cuando aplique.
Tiempos de respuesta:
- Consultas: máximo diez (10) días hábiles
- Reclamos: máximo quince (15) días hábiles
Medidas de seguridad
- Encriptación TLS 1.3 en tránsito
- Encriptación AES-256 en reposo
- Control de acceso por roles
- Autenticación multifactor
- Logs de auditoría de accesos
- Backups diarios encriptados
- Pruebas periódicas de seguridad
- Acuerdos de confidencialidad
- Capacitación periódica en datos
- Procedimientos de respuesta a incidentes
- Servidores certificados ISO 27001 / SOC 2
Transferencias y transmisiones
BRANDESTBOT puede transferir datos personales a los siguientes proveedores, bajo acuerdos contractuales que garantizan estándares equivalentes a la Ley 1581:
El titular, al aceptar esta política, autoriza la transferencia internacional de sus datos a países con niveles adecuados de protección o bajo cláusulas contractuales tipo.
Conservación de datos
| Tipo de dato | Período de conservación |
|---|---|
| Clientes activos | Durante toda la vigencia del contrato |
| Clientes inactivos | 5 años después de terminado el contrato |
| Conversaciones de bots | 24 meses (salvo solicitud de eliminación anticipada) |
| Prospectos no convertidos | 12 meses |
Cumplido el período, los datos se eliminan de forma segura e irreversible.
Modificaciones a la política
BRANDESTBOT podrá modificar esta política en cualquier momento, comunicando los cambios a los titulares por correo electrónico o publicación en www.brandestbot.com con al menos diez (10) días de anticipación.
Autorización del titular
Al utilizar los servicios de BRANDESTBOT, contratar como cliente empresarial o interactuar con un bot operado por BRANDESTBOT, el titular declara haber leído esta política y autoriza el tratamiento de sus datos personales conforme a la misma.
Contacto y quejas
Oficial de Protección de Datos
Autoridad de protección de datos en Colombia:
Superintendencia de Industria y Comercio — www.sic.gov.co